Zaświadczenie o stanie cywilnym

Potrzebujesz dokumentu, który potwierdzi twój stan cywilny? Zamiast kilku odpisów aktów stanu cywilnego, możesz dostać jeden dokument — zaświadczenie o stanie cywilnym. Możesz je wykorzystać, gdy będziesz załatwiać wiele różnych spraw, na przykład podatkowych, ubezpieczeniowych, socjalnych lub takich, które są potrzebne do uzyskania kredytu. Za granicą takiego zaświadczenia może od ciebie wymagać twój pracodawca albo na przykład instytucja socjalna lub inna. Pamiętaj, że zaświadczenie jest ważne 6 miesięcy! Poniżej dowiesz się, jak je dostać.

Kto może złożyć wniosek o zaświadczenie

Osoba, której dotyczy zaświadczenie.

Gdzie złożyć wniosek i odebrać zaświadczenie

Wniosek możesz złożyć w dowolnym urzędzie stanu cywilnego (USC).

Zaświadczenie możesz:

odebrać osobiście w USC, w którym złożono wniosek,
dostać listownie,
dostać w formie dokumentu elektronicznego.

Sposób odbioru zaświadczenia zaznacz we wniosku.

Ile zapłacisz

Opłata skarbowa wynosi 38 zł.

Ile będziesz czekać

O ile to możliwe, kierownik USC wyda ci zaświadczenie od razu. Akt, na podstawie którego wyda ten dokument, musi być w rejestrze stanu cywlnego. Jeśli go tam nie ma, musi zostać do niego przeniesiony. Wtedy zaświadczenie dostaniesz:

do 7 dni roboczych od złożenia wniosku — jeśli złożysz wniosek do USC, w którym jest twój akt stanu cywilnego w formie papierowej,
do 10 dni roboczych od złożenia wniosku — jeśli złożysz wniosek do USC, w którym nie ma twojego aktu stanu cywilnego w formie papierowej.

Jeśli kierownik USC odmówi ci wydania zaświadczenia o stanie cywilnym, dostaniesz decyzję administracyjną. Wtedy masz 14 dni, aby odwołać się od decyzji odmownej do wojewody, któremu podlega USC. Odwołanie złóż za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

Co przygotować

wniosek o zaświadczenie o stanie cywilnym — możesz go pobrać i wypełnić w domu albo wziąć z urzędu stanu cywilnego (USC). Wzór wniosku jest określony przez prawo,
dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport) do okazania,
dowód opłaty skarbowej — możesz zapłacić w kasie urzędu albo przelewem na odpowiednie konto urzędu gminy.

Zwróć uwagę, że składając wniosek, składasz jednocześnie oświadczenie, że nie ma żadnych okoliczności, które mogą mieć wpływ na twój stan cywilny, a nie zostały one zgłoszone do USC. Przykładem może być sytuacja, w której ślub odbył się za granicą, a potem fakt ten nie został zgłoszony w polskim USC. Pamiętaj, że takie oświadczenie składasz pod rygorem odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia. Oświadczenie zawiera pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1741 z późn. zm.)

Informacje na tej stronie pochodzą z serwisu internetowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji .

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska
W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kleszczowie, mający siedzibę w Kleszczowie (97-410) przy ul. Głównej 47.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Kleszczowie można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kleszczowie wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@kleszczow.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:

sporządzenia aktu urodzenia dziecka
sporządzenia aktu małżeństwa
sporządzenia aktu zgonu
przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
wydania odpisu aktu stanu cywilnego
wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
wydania dokumentów z akt zbiorowych
zameldowania
nadania numeru PESEL.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.