Odpis aktu stanu cywilnego - Gmina Kleszczów

Gdy kierownik urzędu stanu cywilnego (USC) zarejestruje urodzenie, małżeństwo lub zgon, dostaniesz bezpłatnie odpis skrócony aktu. Za każdy kolejny odpis aktu zapłacisz opłatę skarbową, chyba że należysz do osób zwolnionych z tej opłaty.

Kto może otrzymać odpis aktu stanu cywilnego

osoba, której akt dotyczy, oraz:
- jej małżonek,
- inna osoba z bliskiej rodziny — na przykład rodzic, dziadek, babcia, dziecko, wnuk, prawnuk, rodzeństwo,
- przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun,
osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty — na przykład zobowiązanie sądu),
sąd,
prokurator,
organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego możesz złożyć osobiście lub przez pełnomocnika. Dowiedz się w urzędzie, jak załatwić sprawę przez pełnomocnika.

Jakie są rodzaje odpisów

odpisy skrócone: aktu urodzenia, aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, aktu małżeństwa, aktu zgonu,
wielojęzyczne odpisy skrócone: aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu, Wielojęzyczny odpis skrócony aktu stanu cywilnego może być ci potrzebny, gdy będziesz załatwiać sprawy za granicą. Nie wymaga on tłumaczenia. Pamiętaj, że odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany, jakie dokonano w akcie.
odpisy zupełne: aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu, aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości. Pamiętaj, że odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony — stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów (zmian).

Odpis aktu stanu cywilnego skrócony i zupełny możesz dostać w wybranej przez ciebie postaci:

papierowej,
elektronicznej — dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego autentyczność. Jeśli składasz wniosek o odpis w postaci elektronicznej — dostaniesz go na swoją skrzynkę na platformie ePUAP (jeśli masz tam konto). Wielojęzyczne odpisy skrócone możesz dostać tylko w postaci papierowej.

Co zrobić

Przygotuj potrzebne dokumenty. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co przygotować.
Zapłać za odpis aktu. Szczegóły znajdziesz w sekcji Ile zapłacisz.
Złóż wniosek w urzędzie. Szczegóły znajdziesz w sekcji Gdzie złożyć wniosek.

Gdzie złożyć wniosek

W dowolnym USC w Polsce.

Ile zapłacisz

22 zł — za odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny),
33 zł — za odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Możesz:

zrobić przelew na konto urzędu, w którym składasz wniosek,
zapłacić w kasie urzędu, w którym składasz wniosek.

Zachowaj dowód opłaty.

Odpis aktu możesz dostać bezpłatnie. Nie zapłacisz za odpis, jeśli potrzebujesz go na przykład w sprawie:

uzyskania dowodu osobistego lub paszportu,
świadczenia socjalnego, pomocy społecznej,
ZUS,
alimentów,
przyznania opieki, kurateli, adopcji,
zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę.

Wszystkie przypadki, w których nie zapłacisz za wydanie odpisu, określa ustawa o opłacie skarbowej.

Co przygotować

wniosek o odpis aktu stanu cywilnego. Dostaniesz go na przykład w USC. We wniosku zaznacz, w jaki sposób chcesz otrzymać odpis. Masz 3 możliwości:
- odebrać osobiście w USC — odpis w postaci tradycyjnej (papierowy),
- dostać pocztą — odpis w postaci tradycyjnej (papierowy),
- dostać w postaci elektronicznej na swoją skrzynkę na platformie ePUAP. Pamiętaj, że w postaci elektronicznej nie dostaniesz wielojęzycznego odpisu skróconego,
potwierdzenie opłaty skarbowej (na przykład potwierdzenie przelewu lub pokwitowanie, które otrzymasz w kasie urzędu),
dokument, który potwierdzi twój interes prawny — jeśli na tej podstawie chcesz dostać odpis dotyczący innej osoby,
dokument tożsamości (na przykład dowód osobisty albo paszport).

Ile będziesz czekać

Odpis dostaniesz:

od razu — jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego, Akty sporządzane są w rejestrze od 1 marca 2015 roku. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego też może to zająć więcej czasu.
w ciągu 7 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek — jeśli złożysz go w USC, w którym jest akt w postaci papierowej, ale nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru,
w ciągu 10 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek — jeśli złożysz go w USC, który nie ma aktu w postaci papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru.

Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie. Jeśli kierownik USC wyda ci taką decyzję, masz 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega USC. Odwołanie złóż za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity — Dz.U. z 2016 r. poz. 2064)
Konwencja nr 16 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego sporządzona w Wiedniu 8 września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. nr 166 poz. 1735)
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity — Dz.U. z 2016 r. poz 1827 ze zm.)

Informacje na tej stronie pochodzą z serwisu internetowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji .

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Tożsamość administratora

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

Administratorami są:

Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kleszczowie, mający siedzibę w Kleszczowie (97-410) przy ul. Głównej 47.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Kleszczowie można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kleszczowie wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@kleszczow.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna

Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:

sporządzenia aktu urodzenia dziecka
sporządzenia aktu małżeństwa
sporządzenia aktu zgonu
przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
wydania odpisu aktu stanu cywilnego
wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
wydania dokumentów z akt zbiorowych
zameldowania
nadania numeru PESEL.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Odbiorcy danych

Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Okres przechowywania danych

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

Źródło pochodzenia danych osobowych

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.